Hassas bir konuyu konuşmak için randevu isterken görüşmenin genel amacını söyleyin; özel ayrıntıları ortak kanala taşımayın. Ne kadar zaman gerektiği ve hangi seçeneklerin uygun olduğu anlaşılır olsun. Bu özgün örnekler yönetici, meslektaş ve insan kaynaklarıyla farklı resmiyet düzeylerini gösteriyor.

Bu yazıdaki mesaj ve kullanım örnekleri Sozunuz için özgün olarak hazırlanmıştır. Örnek kişiler ve olaylar kurmacadır; göndermeden önce ayrıntıları kendi gerçek deneyiminize uyarlayın.

Duruma göre mesajınızı seçin

1. Yöneticiye ölçülü talep

Çalışma düzenimle ilgili özel olarak değerlendirmek istediğim bir konu var. Bu hafta yaklaşık yirmi dakikalık bir görüşme yapabilir miyiz? Salı öğleden sonra veya çarşamba sabahı benim için uygun.

Genel amacı açıklamak yeterliyse kullanın. Kaygı yaratacak belirsiz bir konuşmamız lazım cümlesine süre ve zaman seçenekleri ekler.

2. Meslektaşa samimi mesaj

Son teslimdeki iş paylaşımımızı sakin bir zamanda konuşmak istiyorum. Bugün 16.00'dan sonra on beş dakika ayırabilir misin? Uymuyorsa yarın için başka bir saat seçelim.

Doğrudan birlikte çalıştığınız kişiye uygundur. Görüşmenin konusunu söyler; tartışmayı ekip grubunda başlatmaz.

3. İnsan kaynaklarına randevu

Merhaba, çalışma koşullarımla ilgili kişisel bir konuyu görüşmek istiyorum. Uygun görüşme kanalı ve randevu zamanı hakkında bilgi verebilir misiniz? Ayrıntıları bire bir görüşmede paylaşmayı tercih ederim.

Henüz kiminle konuşulacağını bilmiyorsanız uygundur. Ortak posta kutusuna özel ayrıntı dökmeden doğru kanalı öğrenir.

4. Ortak kanalda ayrıntıyı sınırlamak

Bu başlığın bana ait kısmını bire bir konuşmamız daha uygun olacak. Uygun olduğunuz bir zaman için size özelden yazacağım.

Konu grup yazışmasında açılmışsa kullanılabilir. Kişisel bilgiyi açıklamadan konuşmanın devam edeceği yolu belirtir.

5. Hazırlık gerektiren görüşme

Görev kapsamımızdaki iki belirsiz noktayı netleştirmek için görüşmek istiyorum. Önceden bakmanız yararlı olacak kısa notu size özel olarak iletebilirim. Perşembe yarım saat ayırmanız mümkün mü?

Karşı tarafın hazırlık yapması gerekiyorsa uygundur. Notu uygun kanalda paylaşmayı teklif eder, henüz kabul edilmemiş saati kesinleştirmez.

Kendi mesajınıza uyarlarken

Görüşme saati karşılıklı kabul edilince daveti gönderin. Konunun başlığı bile hassassa takvim açıklamasını sade tutun. Özel görüşme talebi, kurumun gizlilik veya süreç kuralları hakkında garanti vermek anlamına gelmez.

UNC, karmaşık konuşmalarda iletişim ortamının uygunluğunu değerlendirmeyi önerir.