Hatırlatma mesajında muhatabın neden dönmediğini tahmin etmek yerine bekleyen işi söyleyin. Ne gerektiği, ne zamana gerektiği ve nasıl cevap verilebileceği görünür olsun. Bu özgün örneklerde tarihler kurmacadır; kendi takviminizi doğrulayarak kullanın.

Bu yazıdaki mesaj ve kullanım örnekleri Sozunuz için özgün olarak hazırlanmıştır. Örnek kişiler ve olaylar kurmacadır; göndermeden önce ayrıntıları kendi gerçek deneyiminize uyarlayın.

Duruma göre mesajınızı seçin

1. İlk hatırlatma

Merhaba, geçen hafta paylaştığım taslakla ilgili görüşünüzü hatırlatmak istedim. Özellikle giriş bölümünün kapsamına bakabilir misiniz? Notlarınızı bu e-postaya yanıt olarak iletebilirsiniz.

İlk takibi yaparken uygundur. Sadece bakabildiniz mi sorusu yerine incelemenin hangi kısmının beklendiğini söyler.

2. Yaklaşan son tarih

Merhaba, baskı dosyasını 18 Eylül saat 12.00'de kapatacağız. İsim listenizdeki düzeltmeleri bu tarihe kadar aynı dosyaya eklemenizi rica ederim. Yetişmeyecekse bugün haber verebilir misiniz?

Tarih gerçekten kesinleşmişse kullanın. İstenen iş, yer ve gecikme durumundaki yanıt yolu bellidir.

3. Süresi geçmiş yanıt

Dün beklediğimiz onay henüz ulaşmadı. Gönderim planını güncellemek için bugün hangi saatte dönüş yapabileceğinizi öğrenebilir miyim? Takvim değiştiyse birlikte netleştirelim.

Kararlaştırılmış süre geçtiyse uygundur. Kasıt veya ilgisizlik atfetmeden gerçekleşen durumu belirtir.

4. Eksik bilgiye dönmek

Gönderdiğiniz bilgiler için teşekkür ederim. Dosyayı tamamlamak için yalnızca teslim adresi eksik kaldı. Adresi bu yazışmada paylaşmanız uygun değilse kullanmamız gereken kanalı bildirebilir misiniz?

Bazı bilgiler gelmiş ama iş tamamlanmamışsa kullanın. Alınan katkıyı tanır ve özel bilginin kanalı konusunda seçenek bırakır.

5. İhtiyaç değişmiş olabilir

Daha önce istediğim kontrol için yeniden yazıyorum. İş planınız değiştiyse dosyayı başka bir şekilde ilerletebilmem için haber verebilir misiniz? Yanıtınıza göre takvimi yeniden düzenleyeceğim.

Talebin hâlâ üstlenilebilir olup olmadığını bilmiyorsanız uygundur. Yapılmayan işi ahlaki bir değerlendirmeye çevirmeden karar için bilgi ister.

Kendi mesajınıza uyarlarken

Hatırlatmaya önceki dosyanın doğru sürümünü veya bağlantısını ekleyin. Yeni tarih belirlerken karşılıklı anlaşılmış süreyi sessizce değiştirmeyin. Konu satırı aynı işi takip etmeyi kolaylaştıracak kadar açık olsun.

Purdue, e-postanın konu ve içerik düzenini açık tutmayı önerir.